Der Begriff der Digitalisierung umfasst ein weites Feld möglicher Maßnahmen. Das Ziel ist üblicherweise eine Ende-zu-Ende-Unterstützung fokussierter Geschäftsprozesse durch Daten und datenverarbeitende Systeme. Gegebenenfalls umfasst das Ziel auch bereits die Automatisierung von Teil- oder Gesamtprozessen.
Grundlage jeglicher Schritte ist eine auf der Geschäftsstrategie basierende Digitalisierungsstrategie, die folgende Aspekte behandeln sollte:
- Bestandsaufnahme der aktuellen Digitalisierungs- und IT-Infrastruktur
- Definition von Zielen wie der Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle, Prioritäten und Rahmenbedingungen (u.a. Budget- und Zeitrahmen, Monitoring, Erfolgsmessung und kontinuierliche Optimierung, Regulatorische und rechtliche Compliance sowie branchenspezifischen Anforderungen)
- Identifikation relevanter Geschäftsprozesse für die Digitalisierung sowie Fragen der Integration von digitalen und analogen Prozessen, Nutzung von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung, Einbindung von Kunden und Lieferanten in digitale Prozesse
- Datenstrategie und -management
- Informationssicherheits– und Datenschutzmaßnahmen unter Berücksichtigung von DSGVO, NIS2 (wenn zutreffend) und digitalisierungs-relevanten Lieferketten-Risiken (Integration mit Kunden- und Lieferantensystemen)
- Technologie- und Tool-Definition, incl Cloud-Strategie
- Change-Management und Akzeptanzförderung
- Zeitplan und Roadmap für die Umsetzung
Basis-Digitalisierung
Die Basis-Digitalisierung steht häufig am Beginn der Digitalisierungsreise. Diese ist in vielen Unternehmen bereits etabliert. Email- und Office-Tools unterstützen den Empfang und das Senden von Nachrichten oder das Erstellen von Text-, Kalkulations- oder Präsentationsdokumenten. Weiterentwicklungen der Anbieter zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten und deren automatisierter Speicherung können unter Berücksichtigung der Lebenszykluskosten im Vergleich zu den Produktivitätsgewinnen die Effizienz steigern.
Eine Mehrzahl an mittelständischen Unternehmen wird interne Verwaltungsprozesse (Buchhaltung, Lagerverwaltung, einfache Kundenverwaltung oder Personalwesen) ganz oder in Teilen bereits über den Einsatz von Unternehmensressourcenplanungs-Systemen (Enterprise Resource Planning (ERP)) implementiert haben. Dabei werden Buchhaltungsprozesse mitunter an das externe Steuerbüro übergeben, dass damit eine datenschutzrelevante Verarbeitungstätigkeit ausführt.
Teile der Basis-Digitalisierung sind die Aspekte des Datenschutzes sowie der Informationssicherheit, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Widerstandskraft (Resilienz) des Unternehmens zu verbessern.
Für KMUs empfiehlt es sich, möglichst bereits in der Basis-Digitalisierung mit modularen und Cloud-basierten ERP-Lösungen zu starten, die später den Übergang in komplexere Szenarien zu erleichtern.
Vernetzung, Integration, Automatisierung und Intelligenz
In dieser Stufe werden die Voraussetzungen für ein digitales Geschäftsmodell geschaffen.
Die Erweiterung des ERP-Systems um Funktionen des Einkaufs, der Fertigung und des Vertriebs sowie eine digitale Anbindung an die Systeme von Kunden und Lieferanten stellt einen erheblichen Fortschritt dar. Es empfiehlt sich hier für Unternehmen jeglicher Größe die eigenen sowie die bei Kunden und Lieferanten vorherrschenden Einstellungen zu Datenschutz und Informationssicherheit bestmöglich zu vereinheitlichen.
Der gesteuerte Einsatz von künstlicher Intelligenz für Zwecke der Bedarfsplanung und bspw. Lageroptimierung in Verbindung mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen löst weitere positive Effekte aus und befähigt ein datengetriebenes Geschäftsmodell.
Die Herausforderungen für KMU beim Einsatz künstlicher Intelligenz beispielsweise für Prognosezwecke oder der Nutzung von Automatisierungs-Techniken sind strategischer, organisatorischer, technischer und kultureller Natur und betreffen sowohl die Einführung als auch den Betrieb solcher Lösungen.
Neue digitale Geschäftsmodelle
Bei der Diskussion neuer digitaler Geschäftsmodelle befinden wir uns an der Schwelle, wo wir für Ihr Unternehmen individuelle Entscheidungen treffen müssen. Es geht hier über den Einsatz von modernsten Technologien hinaus.
Daher folgend ein paar Beispiele, die anregen, jedoch in keinem Fall Ideen einschränken sollen:
- Vorausschauende Wartung für Kundensysteme auf Basis von sicher bezogenen, analysierten und ausgewerteten Systemdaten als Ersatz für Reparaturen und zur Verhinderung des Ausfalls der Systeme
- Pay-per-Use von eigenen Maschinen, um durch Zusatzeinnahmen den Deckungsbeitrag zu verbessern
- Digitalisierte Produktschulungen im Vorfeld von oder bei Übergabe der Systeme an Kunden
- Abonnement-Leistung klar beschriebener wiederkehrender Arbeiten zu Festpreisen
- Vertrieb und Herstellung individualisierter Produkte, basierend auf der digitalen Anleitung zur Datenerhebung und zum elektronischen Austausch der Daten zwischen Hersteller und Kunden
- Bereitstellung und entgeltliches Sharing nicht permanent benötigter Büro- oder Lagerflächen
- Aufbau und Betrieb einer kostenpflichtigen Online-Community für den Austausch mit und zwischen Experten einer bestimmten Branche oder Thematik
- Bereitstellung von Expertise ‚on-demand‘, beispielsweise durch das Teilen der Expertise ihrer Risikomanagement, Informationssicherheits- oder sonstiger Compliance-Fähigkeiten
- Nutzung von virtueller und erweiterter Realität für die Präsentation eigener Produkte oder die Remote-Erbringung von Experten-Leistungen